年度末が近づいてきて、1年間の振り返りレポートとかのシーズン。
よく相談されたりするので、一定以上の評価の得られるレポートの書き方をまとめてみます。プレゼンの時にも使えるので参考にしてください。
手順は以下の通り
1. テーマを決める。
2. テーマから思い浮かぶ内容を書き出す。
3. 書き出された内容を3つほどのグループに分け、それぞれ「小タイトル」を決める。
4. その仕分けされたグループを見返して、自分が何が言いたいのか「主張」を決める。
5. これらが準備できたら文章書き始める。タイトルを書く。段落構成は5つにする。
6. 1つ目の段落には、「主張」をかく。そして、その主張をサポートする「小タイトル」をかく。
7. 2つ目の段落は、一つ目の「小タイトル」の内容についてかく。
8. 3つ目の段落も同様
9. 4つ目の段落も同様
10. まとめをかく。内容は1段落めとほぼ同様になるがそれでok。
具体的に…
1. タイトル決め。商品説明とか、反省文とか、課題として与えられるところ。
2. 課題からイメージを膨らませる。
例えばここで、新型炊飯ジャーのレポートをかけ、と言われたとする。なぜ炊飯器なのかって?
それは私がいま、炊飯器と目があったからだ。炊飯器から湧いてくるイメージをモヤモヤ引き出してくる。
"ご飯が炊ける。お米おいしい。ダイエットの敵。キッチン。食べたい時に炊きたて。保温。電気代実はかかる。ご飯だけ？使わない時は邪魔？"
これらは箇条書きではなくて、一枚の紙にマインドマップと呼ばれる書き方がおすすめ。真ん中にタイトルを置き、四方八方へ枝を伸ばす職場やネットワークのように書いていくのがおすすめ。頭はアイデァの宝庫だが、頭から出してやらないと宝の持ち腐れなのだ。
なるべくなら同じテーマを近所に書いたり、線で結んだりするとなおよし。
3. そして、集まったものに「小タイトル」をつける。
今回の新型炊飯ジャーなら
"おいしいご飯"
"省エネ"
"インテリアデザイン"
にして、それ以外は省略した。
4. 完成したマインドマップを見返して、何が言いたいか｢主張｣をきめる。
"こんな炊飯ジャーがほしい"
5.下書きを始める。枠組みとしては以下の6項目
タイトル
このレポートで言いたいこと総論
1つ目の理由
2つめの理由
3つ目の理由
まとめ
6.タイトルを書いたら主張の総論。
"私はごはんが大好きだ。美味しいごはんなら、おかずなくてもお茶碗3杯は行ける。そんな私がこだわるのは炊飯ジャーだ。私がもとめる炊飯ジャーはズバリ、美味しいご飯がたけ、省エネで、デザインが素敵なことだ"
7.小タイトル1を書く。
"炊飯ジャーたるもの美味しくごはんが出来ねばならない。こんな炊き方で、こんな機能があって、いつでも美味しいごはんが楽しめるジャーがほしい"
みたいな、なぜそう思うかの文章をかく
8.小タイトル2を書く。
小タイトル1同様
"エコのために炊飯ジャーも省エネであるべきだ････"
みたいなことを書く。
9. 小タイトル3を書く。
"炊飯ジャーを使わないときでもじゃまにならないデザインが求められる･･･"
みたいなことを書く。
10. まとめを書く。
最悪、最初の｢総論｣のコピーでもいい。
多少ひねったほうがもちろんいい。
ほら、書けそうな気がしてきたでしょ。
コツとしては、一つの文章はなるべく短くする。長い文章を書きがちだが、これだと文の最初と最後で言ってる内容が違ったりして書き手が混乱していることがよくある。1文章=1主張なのだ。
主語をはっきり意識しながら書く。自分がいったのか、他人の意見なのかごっちゃになってる文章は読みにくいだけでなく、誤解されやすいので気をつけましょう。
小タイトル=カテゴリーごとにきっちり内容をわけて、オーバーラップしないように。いま、ここでこの説明してんだよね?というのが相手にわかりやすい文章です。
文章は書き続けて、自分で読み返しを続けていくろどんどん読みやすくなりますよ。
Good Luck
